Une collaboratrice essentielle |
En tant qu’Assistante de direction:
- Je recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions.
Ø
- Assurer le suivi des dossiers du responsable que j’assiste ainsi que la gestion des relations internes et externes.
Ø
- J’ suis le gestionnaire de l’emploi du temps de mon responsable, et est également la coordinatrice efficace de ses réunions. Je suis donc le véritable bras droit de mon supérieur hiérarchique.
Adaptabilité et discrétion sont les maîtres mots de la profession, mais des qualités impératives sont attendues telles que l’organisation, le sens de l’initiative, l’ouverture d’esprit et la disponibilité.
J’aurai un rôle essentiel d’interlocutrice dans l’entreprise, je dois véhiculer au quotidien l’image de cette dernière. La maîtrise des techniques de communication orale (face à face, téléphone...) est donc indispensable.
Je dois être capable de concevoir et de mettre en forme des supports de communication, connaître parfaitement l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels de bureautique courants tels que le traitement de texte par exemple.
Formation assistante de direction
Formation Secrétaire - Assistante : les qualités requisesAvoir un suivi, une formation secrétaire ou assistante ouvre à des métiers.
Les principales qualités demandées chez une secrétaire sont :
* La rigueur et l'organisation
Effectuer de nombreuses tâches administratives demande une grande capacité d'organisation et de rigueur. Il s'agit de ne pas être dépassé par les événements. La secrétaire doit ainsi savoir jongler entre les dossiers et les fonctions. * La maîtrise des outils bureautiques
Toute secrétaire doit avoir suivi une formation bureautique de qualité. Word, Excel, Powerpoint, Outlook doivent être connus sur le bout des doigts. Une bonne formation secrétaire inclue aussi de savoir taper vite et sans regarder le clavier. Cette discipline s'appelle la sténographie. * La maîtrise des langues
On ne peut pas être chargé du courrier d'une entreprise et commettre des fautes de grammaire ou d'orthographe. La secrétaire ou l'assistante doivent s'exprimer dans un français écrit de très grande qualité. La maîtrise de langues étrangères est un plus. On parle alors de secrétaire bilingue ou trilingue.* Un sens du relationnel
Interface, parfois tampon entre l'entreprise et les clients, les subordonnés et son supérieur, la secrétaire ou l'assistante doivent avoir un excellent sens du relationnel et de la diplomatie. La formation secrétaire prépare à cela, mais les qualités humaines propres sont essentielles.Formation Secrétaire - Assistante : les métiers
Avoir suivi une formation secrétaire ou assistante ouvre à une multitude de fonctions et de métiers au sein de l'entreprise.
En voici quelques-uns :
Formation Secrétaire - Assistante de direction
- La secrétaire - assistante de direction est le bras droit d'un cadre dirigeant. Elle l'aide en le déchargeant des tâches administratives. Elle joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son supérieur et gère aussi son agenda.
* Secrétaire Commerciale
La secrétaire commerciale (ou assistante commerciale) soutient l'activité d'une équipe commerciale. Elle décharge les commerciaux d'un ensemble de tâches administratives ou prospectives pour leur permettre de mieux vendre. La secrétaire commerciale s'occupe aussi du suivi commercial des clients. La formation secrétaire commerciale s'obtient par un BTS ou une formation continue.* Secrétaire Médicale
La secrétaire médicale travaille pour un médecin ou un cabinet médical. Son rôle est essentiel : gestion des rendez-vous, formalités administratives, réception des patients, ses tâches sont variées.* Secrétaire Comptable
La secrétaire comptable aide au service comptabilité : réalisation des fiches de paie, prise de note de certains éléments comptables, ses fonctions sont variés et son utilité prouvé.La formation secrétaire comptable : une formation secrétaire avec de fortes et solides notions de comptabilité. Ces quelques métiers ne sont bien sûr pas exhaustifs. Il existe un ensemble de postes destinés aux secrétaires ou aux assistantes.
Assistante de direction : qualités requises
Pour suivre une formation assistante de direction, les qualités suivantes sont requises :
- Aptitude à communiquer
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Maîtrise des langues vivantes
- Maîtriser les techniques et méthodes administratives
- Apprendre les outils bureautiques
- Connaître le fonctionnement d'une entreprise
- Savoir positionner son rôle dans l'entreprise
- Maîtriser la dimension relationnelle PUBLIC Secrétaires, Assistantes de direction assurant le secrétariat d'un dirigeant, d'un cadre de direction opérationnelle ou fonctionnelle ou d'un directeur d'entreprise.
Formation assistante de direction : objectifs
La formation Assistante de Direction prépare à un rôle important au sein de l'entreprise. L'assistante de direction est responsable pour une large part de l'efficacité, de la coordination et de la bonne atmosphère de l'entreprise.
C'est pourquoi, pour exercer cette profession il est indispensable de bien maîtriser certaines techniques, des qualités de communication, d'autonomie, d'initiative et de responsabilité.
Une bonne Assistante doit être capable d'entendre sans écouter et de regarder sans voir disait Jiang Zilong.
Ma carrière a été construite dans un contexte de polyvalence qui me procure aujourd'hui l'expérience nécessaire pour occuper des postes à responsabilités avec un vaste périmètre d'intervention. Les mêmes critères me permettent de combattre les clichés du métier et démontrer qu'une Assistante de Direction est avant tout une mine de compétences à mobiliser.
* La culture de performance (le savoir-faire) et la culture de comportement (le savoir-être) sont celles qui guident ma voie professionnelle :
SAVOIR-FAIRE : gestion des priorités, rigueur et organisation, précision et méthode, savoir définir la politique RH, savoir utiliser les compétences techniques RH, savoir se référer aux procédures utilisées et/ou apporter des idées novatrices, savoir créer un climat de confiance, savoir gérer les conflits.
SAVOIR-ETRE : excellent relationnel, sens de la communication (savoir être transparent : écouter, informer et communiquer), avoir une vision stratégique, proactivité et réactivité, gestion du stress, savoir mobiliser l'équipe (goût du travail en toute autonomie et en équipe, aptitude interculturelle, capacité à fédérer les énergies, les compétences et faire émerger les talents, pérenniser, structurer, simplifier, définir les objectifs, impliquer, déléguer, responsabiliser), savoir accompagner face aux changements, savoir prendre de la hauteur face aux problématiques et être force de proposition et de conseil auprès de la Direction.
